Razones por las que no deberías utilizar tu correo y ordenador corporativo para usos personales

Resulta de sentido común saber que un correo y dispositivo corporativo está destinado única y estrictamente para actividades laborales, y es algo que nos lo hace saber la misma empresa, extendiéndonos también una serie de condiciones para su uso.

Es cierto que en la hora del descanso o si disponemos de un portátil o tablet de la empresa también para llevar a casa, no podemos evitar utilizarlo tal vez para leer las noticias del día o revisar nuestro correo electrónico privado.

Y aunque generalmente tenemos mucho cuidado con lo que vemos o sitios donde nos metemos cuando estamos en la oficina, siempre habrá la tentación de visitar páginas que posiblemente no den la mejor imagen profesional de un trabajador.

Si por alguna razón es tu caso, seguramente te gustaría saber si tu jefe o la empresa pueden ver lo que haces en tu ordenador y si eso podría traerte repercusiones, si sería acaso legal que la empresa rebusque tu historial de navegación o abra tus correos en el e-mail empresarial.

Es legal y la empresa tiene derecho a revisar tus dispositivos y correo electrónico corporativo

Pues claro, y por eso es necesario leer bien hasta las letras más pequeñas de nuestro contrato o condiciones cuando se nos otorgó dicho beneficio. Y es que la empresa se reserva el derecho a corroborar que el trabajador está cumpliendo con su compromiso.

Eso puede significar que tu jefe puede venir en cualquier momento y no solamente revisar el ordenador o dispositivo de la empresa, también estas podrían significar evidencias para llevarse una buena sanción si estamos hablando de un uso para nada debido que pueda manchar la reputación de la empresa.

En defensa propia, también resulta relevante como empleado hasta qué punto la empresa tiene potestad de la información personal que pueda extraer del dispositivo o correo de la empresa, qué puede hacer con él, y otras cuestiones de privacidad a la que también tienes derecho.

El especialista en seguridad y privacidad de ÉGIDA,  el abogado Samuel Parra, resalta la relevancia sobre las estipulaciones y compromisos tanto de la empresa como el empleado al momento de adquirir el dispositivo o correo.

En ella, deberá ser claro hasta qué punto el patrón puede monitorizar o extraer información del ordenador o email, además también debe ser muy transparente y específico con lo que sí puede y no puede hacer con dicha información en beneficio de la privacidad del empleado.

Esto quiere decir que si la empresa jamás estipula que se reserva el derecho a monitorizar en un contrato o documento correspondiente, entonces en lo que concierne tanto al trabajador como la jurisprudencia, se entiende que el empleado puede gozar de privacidad, salvaguardo de su información privada como el historial de sitios visitados.

Callar es otorgar bien dicen, y este es el caso también, pues si el empresario incluso llega a realizar un procedimiento legal en contra del empleado utilizando de prueba cualquier tipo de información del dispositivo empresarial,  como trabajador tienes el derecho de contra demandar por daño a la intimidad y privacidad.

Parra menciona que en la mayoría de los casos que han sucedido, el tribunal falla a favor del trabajador porque la empresa crea esta expectativa y entendimiento de que la privacidad estará garantizada.

Pero no debemos de confiarnos, pues de acuerdo con Fernando Beato de la firma RB Ruiz Beato Abogados, esta tendencia está cambiando gradualmente, donde informar al trabajador previamente sobre lo que tiene y no derecho a hacer con el ordenador y la información, ya no es necesario.

Desgraciadamente las leyes se han puesto una vez más en favor de las empresas, y ahora se pretende que la forma en que un trabajador se desempeña en su trabajo debe ser fiscalizado. Ahora la empresa, si sospecha de un incumplimiento en cuestiones laborales, se reservará el derecho de disponer de los dispositivos e información.

¿Qué pasa si el ordenador es de la empresa pero el correo electrónico es privado?

Suele suceder que el ordenador o dispositivo ha sido confiscado por la empresa por estas sospechas de mal uso, y si resulta que el correo electrónico al que se tiene acceso es personal, ¿también la empresa puede disponer de la información y usarla como pruebas para juzgar la competencia del empleado?

Fernando Beato es claro con esto, y es que utilizar un correo personal como pruebas legales es un rotundo “No”, pues la empresa tiene ciertos límites por ley sobre lo que puede disponer de su empleado, y ordenadores personales utilizados como herramienta de trabajo y correos electrónicos privados abiertos en el dispositivo corporativo, son dos de esos límites.

Es más, incluso si se cometiera un delito, ni siquiera la policía tiene jurisprudencia de confiscar o revisar correos personales sin una orden judicial, mucho menos tendrá ese derecho una empresa ya sea gubernamental o privada.

Una mejor forma de entenderlo, es que prácticamente esto sería el equivalente a que tu jefe se creyera con la autoridad de acceder a tu cuenta bancaria personal sólo porque está abierto en el ordenador corporativo, eso es algo que nunca debería ocurrir.

Pero lo que sí puede hacer es revisar el estado de una cuenta bancaria corporativa, que la empresa le haya otorgado al empleador para realizar transacciones de trabajo, que al final de cuentas es dinero de la empresa.

Lo mismo ocurriría si utilizaras tu móvil personal para algunas cuestiones laborales, la empresa no tiene autoridad sobre tus dispositivos bajo ninguna circunstancia. Por eso, y para no entrar en ninguna clase de conflictos, es que se recomienda ampliamente nunca utilizar dispositivos propios para el trabajo.

¿Qué hay si el empleado utiliza sus dispositivos personales para el trabajo?

 Este es un tema relevante, especialmente con el teletrabajo cada vez más normalizado en algunas empresas que esperan que el trabajador haga uso de sus dispositivos personales para trabajar, y eso en primer lugar no debería suceder.

Beato señala que las empresas no debería permitir en primer lugar que el trabajador utilice sus dispositivos para trabajar, desafortunadamente por ahí rondan muchas empresas que quieren ahorrarse la inversión de dispositivos corporativos.

En estos casos, debes tener presente como empleado que nadie puede obligar al trabajador a instalar aplicaciones empresariales. Pero si el trabajo lo exige, es el empleado que debe dar el consentimiento y no al revés, de preferencia estipulando qué tanto acceso tiene la empresa en caso de requerir supervisar el dispositivo, o si se reserva el derecho a no dar acceso alguno.

Sin embargo, es importante que de elegir este camino, pueda dar cabido a toda clase de problemas, ya sean familiares, profesionales, de seguridad privada e incluso legales.

Parra también hace hincapié en que también existen los derechos de desconexión que tiene el trabajador, es decir, que tiene el derecho legítimo de no ser contactado para motivos de trabajo después del horario laboral.

Esto quiere decir que si una aplicación, ya sea de monitoreo o de contacto profesional está instalado en un dispositivo privado, el empleado tiene derecho a hacer caso omiso o desactivar la app fuera del horario laboral sin tener repercusiones.

¿Qué pasa si hay archivos con información corporativa en tu servicio de nube personal?

Otro escenario muy común es el de guardar archivos corporativos en una cuenta de almacenamiento en la nube personal. Esta es una duda bastante frecuente especialmente luego de que un empleado termina su relación con su trabajo.

Muchas veces los empleados son despedidos o renuncian a su puesto, quedándose con información empresarial  comúnmente en el correo corporativo y en el ordenador de la empresa, donde es común que la misma empresa se haga cargo de “limpiar” todo y así salvaguardar información importante.

Pero luego está la situación donde es importante hacerse de copias de seguridad, ya sea en un almacenamiento físico o digital que no ha sido autorizada por la empresa. En estos casos, el empleado debe tomar cartas en el asunto.

Los abogados mencionan que ya sea mientras estemos trabajando o no, la información de la empresa jamás pasan a ser parte de nuestra propiedad, así que para evitar problemas que puedan interpretarse como robo de información, es importante nunca olvidar borrar estos archivos de forma definitiva de nuestros dispositivos de almacenamiento o la nube.

Es lo mismo con los documentos físicos, donde el empleado debe devolver los documentos al a empresa antes de retirarse. Si así lo estipula la empresa, incluso pueden llegar a pedir que sean destruidos.

En conclusión, es vital que la empresa y el empleador tengan una comunicación transparente y detallada en cuestiones de dispositivos y servicios corporativos, sobre su uso, limitaciones y responsabilidades por ambas partes, para evitar cualquier problema legal en el futuro.